Leitfaden zur Lösung der Fallstudie

Aufgabenstellung: Überprüfen Sie das bereitgestellte allgemeine Szenario, das ein Portfolio potenzieller Projekte enthält. Wählen Sie ein Projekt aus diesem Portfolio aus und führen Sie die Vorprojektarbeit, den Projektauftrag und den Projektmanagementplan gemäß den folgenden Anweisungen durch. Stellen Sie sicher, dass alle angegebenen Elemente und Inhalte vollständig berücksichtigt und in der angegebenen Reihenfolge bearbeitet werden.

Ressourcen: Onlinekurs, Coach, Flipbooks, allgemeines Szenario, Musterlösung des Beispielprojekts, folgende Richtlinien und Vorlagen.

Allgemeine Hinweise

Personas: Bei der Bearbeitung Ihrer Aufgaben erstellen Sie bitte Personas, die sich auf das spezifische Problem oder die Geschäftsmöglichkeit beziehen, die Sie bearbeiten. Diese Personas sollten die Interessen und Perspektiven der verschiedenen Stakeholder in den unterschiedlichen Situationen Ihrer Fallstudie widerspiegeln. Orientieren Sie sich dabei an den Personas auf Organisationsebene des allgemeinen Szenarios oder an den Personas, wie sie in der Beispiellösung des Beispielprojekts definiert werden.

Berücksichtigen Sie dabei folgende Projektrollen:

Diese Personen könnten in die Definition, Entwicklung, Einführung oder Nutzung der Lösung involviert sein oder von deren Auswirkungen betroffen sein.

Studien: Im Rahmen Ihrer Fallstudienbearbeitung kann es erforderlich sein, bestimmte Studienergebnisse zu verwenden, um die Grundlage für Ihre Projektarbeit zu schaffen. Da es sich hierbei um eine Übung handelt, erstellen Sie bitte plausible, fiktive Ergebnisse, die dennoch realistisch wirken. Achten Sie dabei auf Folgendes:

• Plausibilität und Fiktion: Erstellen Sie plausible, fiktive Ergebnisse, die auf realistischen Annahmen und den im Szenario oder in Ihrer Fallstudie gegebenen Daten basieren.
• Integration und Kohärenz: Diese Ergebnisse sollten kohärent in das Szenario integriert sein und den in der Realität möglichen Ergebnissen entsprechen. Sie sollten das Szenario glaubhaft untermauern und eine solide Grundlage für die anschließenden Projektarbeiten bieten.

Beispielhafte Studien: Hier sind einige Beispiele für mögliche Studienergebnisse, die Ihnen als Muster dienen können::

• Produktionsanalyse: „Eine interne Analyse hat ergeben, dass unsere Produktionskosten pro Einheit 15% über dem Branchendurchschnitt liegen. Während führende Wettbewerber ihre Kosten auf 50 Euro pro Einheit senken können, betragen unsere durchschnittlichen Kosten 57,50 Euro pro Einheit.“
• Kundenumfrage: „Eine Umfrage unter unseren wichtigsten Kunden ergab, dass 70% der Befragten unzufrieden mit den aktuellen Lieferzeiten sind. Im Vergleich dazu haben 90% unserer Wettbewerber eine durchschnittliche Lieferzeit von weniger als 48 Stunden.“
• Marktforschung: „Eine kürzlich durchgeführte Marktforschung hat gezeigt, dass die Nachfrage nach Elektrofahrzeugkomponenten in den nächsten fünf Jahren voraussichtlich um 30% jährlich steigen wird, während die Nachfrage nach traditionellen Verbrennungsmotoren um 5% pro Jahr sinken wird.“
• Fehleranalyse: „Unsere Qualitätskontrollabteilung hat festgestellt, dass die Fehlerquote in der Produktion derzeit bei 3% liegt, während der Branchendurchschnitt bei 1,5% liegt. Die besten Unternehmen erreichen Fehlerquoten von unter 1%.“
• Wettbewerbsanalyse: „Eine Wettbewerbsanalyse hat ergeben, dass unser Hauptkonkurrent in den letzten zwei Jahren seine Marktanteile um 10% gesteigert hat, während unser Unternehmen im gleichen Zeitraum einen Rückgang von 5% verzeichnet hat.

Ziel: Das Ziel ist es, eine überzeugende und fundierte Basis zu schaffen, auf der das Projekt weiterentwickelt werden kann, ohne dass auf tatsächliche externe Studien oder Analysen zurückgegriffen werden muss.

Kreative Freiheit bei der Erstellung Ihrer Fallstudie

Normaler Fall: Die meisten der im Portfolio aufgeführten Projekte können direkt im Kontext des bereitgestellten allgemeinen Szenarios gelöst werden. Diese Projekte passen eng zu den bestehenden Bedürfnissen, aktuellen technologischen Trends und Marktbedingungen, was es einfach macht, einen Projektauftrag und einen Projektmanagementplan ohne weitere Anpassungen zu definieren.

Über das Szenario hinaus – Nutzen Sie “Zeitreisen & Zauberstab”: Für einige Projekte kann es jedoch notwendig oder vorteilhaft sein, ein abgeleitetes Szenario zu erstellen, das besser zu den spezifischen Anforderungen des Projekts oder Ihrer personalisierten Fallstudienlösung passt. Wie im Vorlagenfall AutoTech North American Market Entry Strategy gezeigt, kann es hilfreich sein, das Szenario kreativ zu erweitern und anzupassen, indem Sie “Zeitreisen” und “Zauberstab”-Techniken anwenden, um Ihre Fallstudie zu verbessern.

Zeitreisen & Zauberstab: Stellen Sie sich vor, wie sich das Unternehmen in der Zukunft entwickeln könnte—neue Produktlinien, erweiterte Märkte, Veränderungen in der Technologie, Veränderungen bei den Personas, Änderungen in der Gesetzgebung oder jede andere neue fiktive Realität—die Ihre personalisierte Lösung der Fallstudie rechtfertigen. In Ihrer personalisierten Fallstudie können Sie annehmen, dass seit der Erstellung des ursprünglichen Portfolios oder Programms im allgemeinen Szenario eine gewisse Zeit vergangen ist. In dieser fiktiven Zukunft erklären Sie, wie sich die Dinge entwickelt haben und schaffen so eine neue Grundlage für Ihre Fallstudie, während Sie weiterhin das allgemeine Szenario, einschließlich der Personas, nutzen, sodass Sie nicht den gesamten Hintergrund von Grund auf neu erstellen müssen. Darüber hinaus können Sie neue Realitäten oder Veränderungen in der Unternehmenslandschaft einführen, die es Ihnen ermöglichen, ein reichhaltigeres und facettenreicheres Szenario zu gestalten.

Es gibt keine Grenzen für Ihre Fantasie. Sie haben die Möglichkeit, jede fiktive Realität zu schaffen, die für die Lösung Ihrer personalisierten Fallstudie erforderlich ist. Diese Werkzeuge sollen Ihnen helfen, ein abgeleitetes Szenario zu erstellen, das das allgemeine Szenario mit Ihren individuellen Vorlieben und Bedürfnissen in Einklang bringt, sodass Sie einen ansprechenden Projektauftrag und einen Projektmanagementplan entwickeln können. Zögern Sie nicht, über die ursprünglichen Beschränkungen hinauszugehen. Seien Sie kreativ, aber stellen Sie sicher, dass Ihr Szenario kohärent bleibt und mit den strategischen Zielen des Unternehmens oder neuen strategischen Zielen, die Sie in einer von Ihnen geschaffenen fiktiven Realität aufstellen, übereinstimmt.

Vorprojektarbeit

Bilden Sie eine Arbeitsgruppe. Überprüfen Sie als Gruppe sorgfältig das bereitgestellte allgemeine Szenario, das ein Portfolio potenzieller Projekte enthält. Wählen Sie ein Projekt aus diesem Portfolio aus, auf das sich Ihre Gruppe für den Rest der Fallstudie konzentrieren wird.

Beginnen Sie mit einer gründlichen Analyse des Szenarios unter Berücksichtigung der Problemlage bzw. der sich bietenden Geschäftsmöglichkeiten sowie der Organisationsziele und -strategien.

• Wenn Sie sich auf die Lösung eines Problems fokussieren, identifizieren Sie die Grundursachen, indem Sie „Warum“-Fragen stellen, und analysieren Sie, welche dieser Ursachen am wichtigsten sind oder am ehesten im Rahmen der Fallstudienlösung von Ihrem Einzelprojekt angegangen werden sollen. Bestimmen Sie auch, ob bestimmte Auswirkungen des Problems im Rahmen Ihres Projekts gemildert werden sollen.
• Wenn Ihr Fokus auf der Ausschöpfung einer Geschäftsmöglichkeit liegt, identifizieren und analysieren Sie verschiedene Segmente oder Facetten der Geschäftsmöglichkeit und bewerten Sie, welche am wichtigsten oder am ehesten für die Fallstudienlösung durch ein Einzelprojekt geeignet sind.

Achten Sie darauf, dass der ausgewählte Umfang für ein einzelnes Projekt beherrschbar ist.
Bestimmen Sie, welche anderen Teile oder Aspekte des Problems oder der Geschäftsmöglichkeit Ihr Projekt nicht angehen wird, und dokumentieren Sie dies.

Artefakt: Vorprojektbericht

1. Namen und Matrikelnummern der Autoren: Verwenden Sie das Format Vorname NACHNAME (000000).
2. Szenariotitel und Zusammenfassung: Nennen Sie den Titel des Szenarios und geben Sie eine kurze Zusammenfassung des vom Dozenten bereitgestellten Szenarios.
3. Gewählter Fokusbereich: Geben Sie an, welches spezifische Problem oder welche Geschäftsmöglichkeit Ihre Gruppe im Rahmen des Szenarios bearbeitet hat.
4. Szenarioanalyse: Beschreiben Sie die Ergebnisse Ihrer Szenarioanalyse, einschließlich der Identifizierung von Grundursachen (bei problemorientierten Projekten) oder der wichtigsten Segmente (bei chancenorientierten Projekten). Erläutern Sie, wie das Szenario mit den Organisationszielen übereinstimmt und welche Auswirkungen im Projekt berücksichtigt werden sollten.
5. Vorläufige Umfangsdefinition: Skizzieren Sie den vorläufigen Umfang Ihres Projekts, indem Sie angeben, welche Aspekte des Problems oder der Geschäftsmöglichkeit behandelt werden (Einschlüsse) und welche bewusst nicht behandelt werden (Ausschlüsse).
6. Studienergebnisse (falls zutreffend): Fügen Sie gegebenenfalls fiktive, plausible Studienergebnisse bei, die zur Unterstützung der Projektvorbereitung erstellt wurden.

Artefakt: Projektauftrag

1. Namen und Matrikelnummer der Autoren: Verwenden Sie das Format Vorname NACHNAME (000000).
2. Projektname: Der Titel oder Name des Projekts, der als primärer Identifikator dient.
3. Problem-/Chancenbeschreibung: Eine Beschreibung des spezifischen Problems oder der Chance, die das Projekt ansprechen soll, einschließlich der Ursachen und Wirkungen oder der Aspekte, die vom Projekt angesprochen und nicht angesprochen werden sollen.
4. Zweckerklärung: Der Grund für die Durchführung des Projekts, der ein spezifisches Problem oder eine Chance anspricht.
5. Zielsetzung: Eine spezifische Aussage darüber, was das Projekt erreichen soll (Oberziel).
6. Ergebnisaussage: Die unmittelbare Auswirkung oder Veränderung, die sich aus dem Hauptliefergegenstand ergibt.
7. Zugewinnbeschreibung: Der langfristige Zugewinn oder Vorteil, der aus den Projektergebnissen gewonnen wird.
8. Strategisches Alignment und ggf. Programmzugehörigkeit: Zu welchen Organisationszielen dieses Projekt beiträgt und gegebenenfalls zu welchem Programm dieses Projekt gehört..
9. Geschäftsanforderungen: Fähigkeiten, die die Organisation über das Projekt für ihre Interessengruppen wie Manager, Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten erreichen möchte. Definieren Sie User Stories aus Personas.
10. Ausgewählte Strategie zur Erreichung des Projektziels und Begründung der Auswahl: Die gewählte Vorgehensweise zur Erreichung des Projektziels, einschließlich der berücksichtigten Alternativen und der Begründung, warum die ausgewählte Strategie besser ist. Es gibt immer mehr als eine Möglichkeit, ein Ziel zu erreichen.
11. Übergeordneter Meilensteinplan oder allgemeine Roadmap: Ein übergeordneter Zeitplan, der die Hauptphasen und/oder Meilensteine oder eine allgemeine Roadmap des Projekts skizziert und einen Überblick über den möglichen Fortschritt bietet. Diese Optionen repräsentieren verschiedene Unsicherheitsgrade, abhängig davon, wie viel Vorarbeit geleistet wurde.
12. Hauptliefergegenstand und seine wesentlichen Komponenten: Das primäre Produkt, die Dienstleistung oder die Fähigkeit, die durch das Projekt produziert wird, zusammen mit den Hauptteilen oder Aspekten.
13. Einschlüsse und Ausschlüsse: Spezifische Elemente, Funktionen, Organisationen oder Arbeiten, die im Projektumfang enthalten sein werden, sowie diejenigen, die ausgeschlossen werden, um klare Grenzen dafür zu setzen, was das Projekt abdecken wird und was nicht. Dies hilft, graue Bereiche zu klären und Erwartungen bezüglich der Lieferobjekte und Grenzen des Projekts zu verwalten.
14. Erfolgskriterien des Projekts: Die Kriterien, die verwendet werden, um festzustellen, ob das Projekt erfolgreich war. Dieses Projekt wird als erfolgreich angesehen, wenn es die folgenden Kriterien erfüllt: Definieren Sie diese spezifischen Kriterien.
15. Allgemeine Risiken: Eine Liste potenzieller Ereignisse oder Bedingungen, die das Projekt negativ beeinflussen könnten.
16. Annahmen: Annahmen, die für die Planung und Durchführung des Projekts als wahr angenommen werden.
17. Einschränkungen: Explizite Beschränkungen, die von den wichtigsten Interessengruppen hinsichtlich Zeit, Mittel, Ressourcen, Technologie oder anderen Überlegungen festgelegt wurden, denen das Projekt entsprechen muss. Es bezieht sich nicht auf das Projektbudget und den Zeitplan, die immer Einschränkungen in jedem Projekt sind.
18. Vorab zugewiesene Finanzmittel: In diesem Abschnitt werden alle für das Projekt vorab zugewiesenen Mittel auf Basis des Business Case oder der Portfoliomanagement-Entscheidungen anerkannt. Es stellt weder ein Projektbudget dar noch impliziert es ein solches; das Budget wird im Rahmen des Projektplanungsprozesses entwickelt. Dieser Abschnitt ist rein informativ und hat keinen Einfluss auf die Projektdefinition. Wenn das Unternehmen eine finanzielle Obergrenze festgelegt hat, sollte diese unter „Einschränkungen“ aufgeführt werden, und in diesem Abschnitt sollte „keine“ angegeben werden, um Verwirrung zu vermeiden.
19. Organigramm des Projekts: Eine visuelle Darstellung oder eine textliche Beschreibung der hierarchischen Struktur, die zur Verwaltung der Berichtslinien zwischen den verschiedenen Führungskräften in ihren spezifischen Projektrollen verwendet wird und Ebenen wie Projektgovernance, Projektmanagement und Arbeitspaketausführung (falls bereits sichtbar oder bekannt) zeigt, einschließlich ihrer jeweiligen Befugnisse.
20. Stakeholder-Register mit analysierten Stakeholdern: Eine Tabelle oder Matrix, die die wichtigsten am Projekt beteiligten oder vom Projekt betroffenen Stakeholder auflistet, zusammen mit einer Analyse ihrer Bedeutung für den Projekterfolg kombiniert mit ihrem aktuellen Engagement.

Artefakt: Projektmanagementplan

1. Namen und Matrikelnummer der Autoren: Verwenden Sie das Format Vorname NACHNAME (000000).
2. SMART-Unterziele zur Erreichung des Oberziels: Spezifische, messbare, erreichbare, relevante und zeitgebundene Ziele, die das Projekt auf das Erreichen seines Ziels ausrichten.
3. Entwicklungsansatz und Lebenszyklus: Der anzuwendende Ansatz, wie Agile, Wasserfall oder ein hybrider Ansatz, und die Phasen, die das Projekt von Anfang bis Ende durchlaufen wird.
4. Anforderungen und Qualitätsmerkmale: Übernehmen Sie die Geschäftsanforderungen aus dem Projektauftrag. Erfassen Sie die funktionalen Anforderungen und Qualitätsmerkmale für die Lösung. Klassifizieren Sie alle nach der MoSCoW-Methode als Unverzichtbar (M aus Must-be), Wichtig (S aus Should-be), Optional (S aus Should-be) und Ausgeschlossen (W aus Won’t-be), um das Entwicklungsteam über die wesentlichen Funktionalitäten und Qualitätsmerkmale der Lösung zu informieren und zu klären, welche Geschäftsanforderungen mit diesem Projekt erfüllt werden.
5. Umfangserklärung: Ein Dokument, das den Projektumfang in zwei Hauptbereichen definiert:
   • Produktumfang: Eine Beschreibung des Produkts und seiner Komponenten, die detailliert, wie das Produkt aussehen wird, seine Merkmale und Funktionen.
   • Projektumfang: Die Arbeit, die erforderlich ist, um das Produkt zu erstellen.
   • Dieser Abschnitt umfasst auch Ausschlüsse, aktualisierte Annahmen und Einschränkungen.
6. Produktorientierter und Aktionsorientierter Projektstrukturplan (PSP): Beide Strukturen verwenden ein hierarchisches Nummerierungssystem, um alle Teile des Projekts detailliert zu gliedern, zum Beispiel: 1, 1.1, 1.2, 2, 2.1, 2.2, usw.
   • Produktorientierter PSP: Der produktorientierte Projektstrukturplan (PO-PSP) bietet eine detaillierte Aufschlüsselung des Hauptliefergegenstands in seine Komponenten und Unterkomponenten. Diese Struktur konzentriert sich auf das Endprodukt und das gewünschte Ergebnis, stellt sicher, dass alle wesentlichen Teile vollständig berücksichtigt und verstanden werden, ohne die Ausführungsreihenfolge zu behandeln.
   • Aktionsorientierter PSP: Der aktionsorientierte Projektstrukturplan (A-PSP) baut auf dem produktorientierten Projektstrukturplan auf, indem er die Komponenten und Unterkomponenten des Hauptliefergegenstands in gebündelte Arbeitsaufträge übersetzt, die ihrerseits bis zur Ebene der delegierbaren Arbeitspakete aufgeschlüsselt werden, mit dem Fokus auf einen effizienten Arbeitsablauf. Obwohl der A-PSP keine Aufwands- und Dauerschätzungen, keine expliziten Abhängigkeiten zwischen den Komponenten oder Ressourcenzuweisungen enthält, ist er ein wichtiger Vorbereitungsschritt für die Entwicklung des Terminplans, in den diese zusätzlichen Details integriert werden. Auf diese Weise überbrückt der A-PSP die statische Sicht des PO-PSP mit der dynamischen Zeitperspektive des späteren Terminplans.
   • Definition und Planung der ersten zwei Arbeitspakete aus dem aktionsorientierten Projektstrukturplan (PSP):
     Ein Arbeitspaket ist die kleinste Einheit innerhalb eines Projektstrukturplans (PSP), die einem Team zur Durchführung zugewiesen wird. Es beschreibt ein klar definiertes Set von Aktivitäten, die zur Fertigstellung einer Komponente eines größeren Liefergegenstands erforderlich sind. Ein Arbeitspaket enthält: Projektnamen, Komponentenname und -ID, Arbeitspaketname und -ID, Arbeitspaketleiter und Teammitglieder, das zu erstellende Produkt, Arbeitsbeschreibung, Annahmen, Einschränkungen, Meilensteine, terminierte Aktivitäten- und Ressourcenplanung inklusive Kostenkalkulation (Personal- und Materialkosten) sowie Abnahmekriterien (Vollständigkeit, Korrektheit).
7. Terminplan einschließlich Risikozuschläge und einer Managementreserve: Ein detaillierter Terminplan, der die zeitliche Abfolge der wichtigsten Meilensteine abbildet und die gleichen Elemente wie der aktionsorientierte PSP enthält. Der Terminplan zeigt terminierte Meilensteine und umfasst Risikozuschläge, idealerweise auf Phasenebene, jedoch mindestens auf der Ebene des Gesamtprojekts. Zusätzlich enthält er eine Managementreserve, die dem Sponsor auf Projektebene zur Verfügung steht.
8. Budget einschließlich Risikozuschläge und einer Managementreserve: Ein Kostenplan, der die Projektkosten auf Basis der Elemente des produktorientierten und aktionsorientierten PSP umreißt. Umfasst sowohl Kostenschätzungen pro Liefergegenstand als auch Kostenschätzungen pro Phase und enthält Risikozuschläge, idealerweise auf der Ebene der Liefergegenstände und Phasen, oder zumindest auf der Ebene des Gesamtprojekts. Zusätzlich enthält er eine Managementreserve, die dem Sponsor auf Projektebene zur Verfügung steht.
9. Analysierte und priorisierte Risiken und deren jeweilige Risikobewältigungsstrategie: Eine Tabelle, die Risiken in absteigender Reihenfolge ihrer jeweiligen Kritikalität auflistet, die sich aus der Multiplikation ihrer Wahrscheinlichkeitspunktzahl und ihrer Auswirkungenspunktzahl (Summe der Auswirkungenspunktzahlen auf Termine, Kosten und Qualität) ergibt. Für Risiken, die einen definierten Toleranzwert in Bezug auf die Kritikalität überschreiten, wird ein Strategietyp und eine spezifische Risikobewältigungsstrategie und ein Risikoverantwortlicher definiert.
10. Kommunikations- und Stakeholder-Engagement-Managementplan: Eine Tabelle, die Methoden für effektive Kommunikation und Engagement mit den Projektstakeholdern zeigt, basierend auf der Analyse ihrer Bedeutung kombiniert mit ihrem aktuellen Engagement, um sicherzustellen, dass ihre Bedürfnisse und Erwartungen erfüllt werden. Enthält eine Kommunikationsmatrix, die zeigt, wer mit wem, wie und wann kommuniziert.
11. Aktualisiertes Projektorganigramm: Eine visuelle oder textliche Beschreibung der aktualisierten hierarchischen Struktur des Projekts, die Ebenen wie Projektgovernanceeinheit, Projektmanagementeinheit und Arbeitspaketausführungseinheiten zeigt, einschließlich ihrer jeweiligen Befugnisse.
12. Anhänge: Fügen Sie alle relevanten Details aus den vorherigen Abschnitten ein. Stellen Sie die Hilfspläne bereit, die erklären, wie die folgenden Elemente, sowohl für prädiktive als auch für agile Komponenten, im gesamten Projekt gesteuert werden: Anforderungen, Umfang, Termine, Kosten, Qualität, Kommunikation, Stakeholderengagement, personelle und materielle Ressourcen, Risiken, Beschaffungen, sowie Großprobleme und Änderungen, die den Projektbasisplan beeinträchtigen.